策劃一個成功的大型活動，精心的策劃是必不可少的，但是一旦經(jīng)費(fèi)出了疑問，會打亂整個計(jì)劃組織，輕則延誤日期，重則使整個活動策劃不能順利進(jìn)行下去。哈爾濱活動策劃公司提醒各位活動想要萬無一失應(yīng)事前準(zhǔn)備好以下七項(xiàng)必備經(jīng)費(fèi)：

　　1、交通費(fèi)用

　　交通費(fèi)用能夠細(xì)分為：

　　(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包含航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

　　(2)、會議期間交通費(fèi)用——主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包含住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c(diǎn)的交通、會所到商務(wù)外交場所的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員能夠使用的預(yù)定交通。

　　(3)、歡送交通及返程交通——包含航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

　　2、會議室/廳費(fèi)用

　　具體可細(xì)分為：

　　(1)、會場安置租金——一般而言，場所的租借已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、暫時性的裝飾物、展架等，需求加裝非主席臺發(fā)言線路時也能夠需求另外的核算。

　　(2)、會議設(shè)施租借費(fèi)用——此有些費(fèi)用主要是租借一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租借時一般需求支付一定的使用保證金，租借費(fèi)用中包含設(shè)備的技術(shù)撐持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租借時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(一般可向?qū)I(yè)的會議效勞公司征詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則能夠影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不一樣，租借的價錢能夠相差很大。

　　(3)、會場安置費(fèi)用——若是不是特殊要求，一般而言此有些費(fèi)用包含在會場租借費(fèi)用中。若是有特殊要求，能夠與專業(yè)的會議效勞商協(xié)商。

　　(4)、其他撐持費(fèi)用——這些撐持一般包含廣告及打印、禮儀、秘書效勞、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些撐持均為暫時性質(zhì)，若是會議主辦方別離尋找這些行業(yè)撐持的話，其成本費(fèi)用能夠比市場行價要高，若是讓專業(yè)會議效勞商署理，將獲得價錢相對比較低廉且效勞專業(yè)的撐持。

　　對于這些單項(xiàng)效勞撐持，主辦方應(yīng)盡能夠細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂效勞協(xié)議。

　　3、住宿費(fèi)用

　　住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價錢是完全價錢，而有點(diǎn)是需求另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費(fèi)能夠是主要的開支之一。找專業(yè)的會展效勞商一般能獲得較好的折扣。

　　正常的住宿費(fèi)除與酒店星級規(guī)范、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的效勞項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、生果提供等效勞是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)清晰酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的效勞項(xiàng)目及范圍。

　　4、餐飲費(fèi)用

　　會議的餐飲費(fèi)用能夠很簡單，也能夠很復(fù)雜，這取決于會議議程需求及會議目的。

　　(1)、早餐

　　早餐一般是自助餐，當(dāng)然也能夠采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由回絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)

　　(2)、中餐及午飯

　　中餐及午飯根本屬于正餐，能夠采取人數(shù)核算——自助餐方式，按桌核算——圍桌式方式。若是主辦方希望酒水消費(fèi)自行收購而非由餐館提供，餐館能夠會收取一定數(shù)量的效勞費(fèi)用。

　　(3)、酒水及效勞費(fèi)

　　一般，若是在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，若是能夠外帶酒水消費(fèi)，餐廳一般需求加收效勞費(fèi)。在高星級酒店舉辦會議宴會，一般在根本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的效勞費(fèi)。

　　(4)、會場茶歇

　　此項(xiàng)費(fèi)用根本上是按人數(shù)核算的，核算時可提出不一樣時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者奉告的茶歇價錢一般包含效勞人員費(fèi)用，若是主辦方需求非程序效勞，能夠需求而外的核算。一般情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式根本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、生果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、生果、咖啡、生果及點(diǎn)心為主。

　　(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

　　事實(shí)上，聯(lián)誼酒會/舞會的核算能夠比單獨(dú)的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)劃，核算很容易計(jì)算。但酒會/舞會的核算設(shè)計(jì)到場所與節(jié)目撐持，其核算能夠需求比較長的時間確認(rèn)。

　　(6)、其他——點(diǎn)心、生果及調(diào)制色酒

　　5、視聽設(shè)備

　　除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用一般能夠忽略。若是為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的核算就比較復(fù)雜，包含：

　　●設(shè)備本身的租借費(fèi)用，一般按天計(jì)算

　　●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員撐持費(fèi)用，可讓會展效勞商署理

　　●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托署理

　　6、演員及節(jié)目

　　一般能夠選定節(jié)目后按場次計(jì)算——核算金額一般與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)若是有固定的演出，那核算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

　　7、雜費(fèi)

　　雜費(fèi)是指會展過程中一些暫時性組織產(chǎn)生的費(fèi)用，包含打印、暫時運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀效勞、暫時道具、傳真及其他通訊、快遞效勞、暫時保健、翻譯與導(dǎo)游、暫時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的核算很難計(jì)劃，一般能夠在會務(wù)費(fèi)用核算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動處理。

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